Tietoa lajista

Kaudelle ilmoittautuminen, testisuoritusten tarkistaminen, luistelupassien ostaminen...

Hoika-järjestelmästä apua seurojen päivittäiseen toimintaan

elokuu 7, 2020 Laura Kankainen STLL

Hoika on tuttu järjestelmä kaikille Suomen Taitoluisteluliiton luistelu- tai toimihenkilöpassin ostaneille jo muutaman vuoden ajalta. Järjestelmää valittaessa oli selvää, että käyttöön ei haluta pelkän yhden asian tuotetta, vaan siitä halutaan kehittää monipuolinen työkalu niin seurojen kuin luistelijoiden ja heidän huoltajiensa arjen helpottamiseksi.

– Tarkoituksena on ollut kehittää järjestelmä, jonka kautta sekä seurojen toimihenkilöt että luistelijat huoltajineen pystyvät hoitamaan kaikki tarvittavat asiat luistelukaudelle ilmoittautumisesta, vakuutusten ja luistelupassien ostosta aina testisuoritusten tarkistamiseen. Tulevaisuudessa Hoikaan muodostuukin jokaiselle luistelijalle sähköinen taitoluistelun ”ansioluettelo” aina luistelukoululaisesta kilpa- tai harrasteluistelijaksi ja myöhemmin esimerkiksi valmentajaksi tai arvioijaksi asti, liiton toimisto- ja talouspäällikkö Minna Fernelius kertoo.

Seurat pystyvät helposti laajentamaan Hoikan passirekisterin omaksi jäsenrekisterikseen, joka mahdollistaa seuran jäsenten hallinnoimisen ja yhteydenpidon turvallisesti ja tehokkaasti. Urheilija tai huoltaja luo ensimmäisen luistelupassin oston yhteydessä luistelijalle profiilin, jota käyttää jatkossa aina passia ostaessa, mutta myös ilmoittautuessaan seuran luistelijaksi.

– Seuroille Hoikan käyttöönotto jäsenrekisterinä on helppoa. Kaikkien luistelijoiden seura-arjessa tarvittavat tiedot löytyvät jo valmiiksi järjestelmästä passirekisterin vuoksi, joten seurojen tarvitsee vain ottaa järjestelmä käyttöön ja säätää muutamia asetuksia, Minna sanoo.

Seurat tyytyväisiä järjestelmään

Hoikassa seurat pystyvät muodostamaan ilmoittautuneista jäsenistään erilaisia ryhmiä, joille on mahdollista muun muassa viestiä keskitetysti. Myös käyttöoikeuksien jakaminen on helppoa ja näin ollen esimerkiksi luisteluryhmien vastuuohjaajille tai jojoille voidaan antaa oikeudet oman ryhmänsä yhteystietojen tai luistelupassien tarkasteluun. Hoika tarjoaa myös helpon ja nykyaikaisen tavan luistelijoiden laskuttamiseen.

Suomen suurin taitoluisteluseura Helsingin Luistelijat ja jäsenmäärältään pienempi Hämeenlinnan Taitoluistelijat ovat käyttäneet Hoikaa jo parin vuoden ajan arkisten töiden pyörittämiseen. Molemmat seurat ovat kokeneet saaneensa apua toimintaansa Hoikasta.

”Järjestelmä myös poisti huolen GDPR-säädöksistä, kun erinäiset Excel-taulukot poistuivat.”

– Hoika on helpottanut arkea huomattavasti, kun kaikki ilmoittautumiset ovat samassa paikassa. Myös tiedotus pyörii meillä aika pitkälti Hoikan kautta. Avustushakemusten täyttämiseen ja tiedonkeruuseen Hoika on myös apuna. Hyvää tässä systeemissä on se, että monia kohtia voi itse muokata omiin tarpeisiinsa sopiviksi, Helsingin Luistelijoiden seurakoordinaattori Eeva Ripatti kuvailee.

Hämeenlinnan Taitoluistelijoita Hoika auttoi digiloikan ottamisessa.

– Hoika toi seuramme nykypäivään ja poisti muun muassa aina hukassa olleet paperilaskut käytöstä. Sen kautta on helppoa hallinnoida jäsenrekisteriä ja seurata laskutusta. Järjestelmä myös poisti huolen GDPR-säädöksistä, kun erinäiset Excel-taulukot poistuivat, Hämeenlinnan Taitoluistelijoiden puheenjohtaja Taina Saloranta kertoo.

Kaikki tieto yhdessä paikassa

Perinteisen jäsenrekisterin lisäksi Hoikaan on koottu paljon muuta seuroille ja luistelijoille tärkeää tietoa Taitoluisteluliiton toimesta ja kehitys jatkuu yhä vauhdikkaana.

STLL Minna Fernelius
Suomen Taitoluisteluliiton toimisto- ja talouspäällikkö Minna Fernelius on ollut mukana kehittämässä Hoika-järjestelmää.

– Hoikasta löytyy testirekisteri, josta löytyvät yksinluistelijoiden testisuoritukset ja keskeneräiset testit. Arvioijat ovat keväästä 2020 asti merkinneet testisuoritukset suoraan Hoikaan ja näitä tietoja pystyvät tarkastelemaan sieltä helposti luistelija itse sekä seuratoimija tai valmentaja. Syksyllä valmistuu myös valmentajien ja ohjaajien koulutusrekisteri, josta valmentajat ja heidän työnantajansa pääsevät tarkastelemaan suoritettuja koulutuksia, Minna sanoo.

Monien seurojen yksi aikaa vievimmistä töistä arjessa ovat kilpailuilmoittautumiset, joita täytetään kauden aikana lukemattomia ja joka kerta vielä hiukan eri tyylillä. Tähänkin on Hoikan kautta tulossa tulevaisuudessa helpotusta.

– Olemme kehittämässä kilpailuilmoittautumisjärjestelmää, joka poimii Hoikasta tarvittavat tiedot ilmoittautuvasta luistelijasta. Tällöin luistelijan tiedot välittyvät suoraan Hoikasta järjestelmään ja työn määrä pienenee sekä urheilijan ilmoittavassa kuin kilpailuja järjestävässä seurassa, Minna mainitsee.

Taitoluisteluliitto haluaa helpottaa jäsenseurojensa arkea ja tukee seuroja tarjoamalla Hoikan jäsenrekisterin seurojen käyttöön tuettuun hintaan. Palvelun hinta määrittyy sen mukaan, montako passia seuran jäsenillä palvelussa on.

– Hoikan etu on ennen kaikkea siinä, että kun seura laajentaa sen myös jäsenrekisteriksi, löytyvät kaikki luistelijaa koskevat tiedot yhdestä paikasta ja seuratoimijoiden ei tarvitse opetella kuin yhden järjestelmän käyttö, Minna sanoo.

Lisätietoja Hoika-jäsenpalvelusta seuroille.