Helsingin Luistelijat antoi toimintansa laadun ulkopuolisen arvioijan puntaroitavaksi. Puheenjohtaja Anders Sundgren kertoo seuran hallituksen päättäneen vuosi sitten, että ulkopuolinen konsultti voisi parhaiten kartoittaa nykyisen toiminnan ja kehittämiskohteet.

– Halusimme, että tekemistämme arvioidaan ulkopuolisin silmin, sillä jokainen sokaistuu helposti omalle tavalleen toimia.

Työ toteutettiin perehtymällä dokumentaatioon, sekä haastattelemalla hallituksen, toimiston, valmentajien ja toimikuntien edustajia.

– Konsultti totesi toiminnan olevan yleisesti ottaen hyvin organisoitua. Sekä palkattu henkilökunta että vapaaehtoiset ovat sitoutuneita seuran tavoitteisiin, mutta kehitettävää ja uudistettavaakin löytyi, puheenjohtaja toteaa.

Tiivis paketti jokaisen luettavaksi

Tulosten perusteella tärkeimmäksi tavoitteeksi nousi jokaisen terveellinen ja turvallinen olo seurassa. Tavoite tiivistettiin luistelijoiden, valmentajien, vanhempien ja hallituksen yhteisvoimin seuran pelisäännöiksi, jotka mahtuvat yhdelle kaksipuoliselle A-nelosen arkille.

– Yhteiset toimintatavat valmentajille, luistelijoille ja vanhemmille ovat niin tiiviissä paketissa, että jokainen jaksaa sen varmasti lukea. Jos ydinsääntöjen lisäksi haluaa syventyä tarkemmin yksityiskohtiin, ne löytyvät helposti lajikohtaisesta käsikirjasta.

Seuran muodostelmaluistelussa on jo vuosikymmeniä ollut käytössä lajin käsikirja, jota on tarvittaessa aina uudistettu. Vastaava opus on laadittu myös jäätanssiin ja yksinluisteluun.

Luistelijoiden osallistamiseksi rakentui luistelijapaneeli, johon jokainen harjoitusryhmä valitsee edustajansa. Paneeli kokoontuu muutaman kerran kauden aikana keskustelemaan ja tekemään omia ehdotuksiaan parannuksista.

Henkilöstön työtä helpottamaan päätettiin tehdä käsikirja, ”HL-manuaali”, jossa koko seuran toiminta on yksissä kansissa. ”HL-manuaali” helpottaa siirtymävaiheita ja seurassa aloittavien valmentajien, toimistoväen ja luottamushenkilöiden sisäänajoa ja perehdyttämistä.

Digiaikaan vähitellen

Haasteen ovat tuoneet salamavauhtia kehittyvä digitaalinen toimintaympäristö ja sen ratkaisut. Vuosikello-projekti on osa HL:n digiloikkaa. Digitaalisen vuosikellon ansiosta asiat eivät pääse unohtumaan.

– Seuran toimijat ovat aina taltioineet tarkasti esimerkiksi tiedot kilpailujen ja tapahtumien järjestämisestä. Vie aikaa, että tieto saadaan taltioitua yhteen paikkaan, Sundgren toteaa.

Kartoitus paljasti senkin, mihin oman väen silmät olivat vuosien saatossa tottuneet. Seuran toimisto kaipasi remonttia ja sisustuksen kohennusta.

Vanhat rojut raivattiin pois, ja uutta ilmettä luotiin sisustussuunnittelijan avulla. Remontti toteutettiin sekä ammatti- että talkoovoimin.

Henkilökunnan hyvinvointia paransivat uuden ilmeen lisäksi uudistettu valaistus ja sähköiset työpöydät.

HL ilme uudistuu

Seuran ilmettä on uudistettu ja jo tällä kaudella päästään osittain yhtenäiseen ilmeeseen seuravaatetuksen osalta. Ensi kaudesta alkaen koko seurassa on uusi yhtenäinen ilme.

– Ratkaisu yksinkertaistaa seuratakkien kierrätystä, joten uudistusta voi kutsua ekoteoksikin.

Koska seuralla on kolme lajia, paljon luistelijoita ja vuosikymmenien vakiintuneita perinteitä, vaatii yhtenäistäminen puheenjohtajan mukaan kuitenkin aikaa. Työtä riittää, mutta siirtymävaihe yhtenäiseen kokonaisilmeeseen on hyvässä vauhdissa.

”Vain läpinäkyvyys ja avoin tiedonkulku ruokkivat jokaisen luistelijan, valmentajan ja vanhemman uskallusta tuoda esiin kehityskohteita ja uusia suuntaviivoja.”

Seuravaatteet ja fanituotteet ovat jatkossa helposti tilattavissa seuran omasta verkkokaupasta.

Konsultin liikkeelle sysäämä uudistustyö on työllistänyt seuran hallitusta, mutta työ on Sundgrenin mukaan ollut sen arvoista. Hän kiittää vuolaasti hallituksen jäseniä suurenmoisesta työstä.

– Haluamme toimia avoimesti ja rehellisesti. Vain läpinäkyvyys ja avoin tiedonkulku ruokkivat jokaisen luistelijan, valmentajan ja vanhemman uskallusta tuoda esiin kehityskohteita ja uusia suuntaviivoja.